InvitYou, un outil qui révolutionne l’organisation de vos événements
L’organisation d’un événement professionnel n’est pas à prendre à la légère et demande généralement beaucoup de temps. Véritable assistant de l’event manager, InvitYou permet d’optimiser la gestion sur chaque phase de l’événement. Aujourd’hui, nous vous proposons de découvrir les coulisses d’un outil qui révolutionne l’organisation d’événements…
Avant l’événement
InvitYou vous permet de créer un site web d’inscription personnalisé et en marque blanche. Cette interface favorise les échanges avec vos invités, le partage de contenus (photos, vidéos et documents) et facilite le process d’inscription.
Pour ce faire, un formulaire d’inscription intelligent (questions à choix simple, multiple, questions liées…) met à jour votre listing d’invités et gère la collecte des réponses automatiquement.
Notez que pour les événements payants, il est possible d’intégrer un module de paiement à votre formulaire et de générer des factures individuelles.
Par la suite, vous pouvez créer des badges (avec ou sans QR code) au format A4 (plié en 4). Chaque participant peut l’imprimer avant le jour J pour gagner du temps. Sur place, il vous suffira de prévoir les tours de cou et les pochettes plastiques pour pouvoir finaliser votre badge.
Une fois le site web, le formulaire d’inscription et les badges créés, place à la partie e-marketing !
La plateforme InvitYou vous permet de gérer l’envoi d’invitations nominatives et personnalisées puis de programmer automatiquement vos relances, reminder et cartes de remerciement.
Suite à chaque envoi, vous pourrez suivre les inscriptions, exporter les réponses et obtenir des statistiques détaillées sur votre campagne.
En temps réel
Grâce à l’application YouCheck, contrôlez et fluidifiez l’accès à votre événement, peu importe le nombre de participants. Munie d’une tablette tactile, chaque hôtesse peut pointer l’arrivée d’un invité, à la main ou en scannant le QR code sur le badge. L’application permet également d’ajouter les participants non prévus et d’imprimer des badges sur place.
Suivez également les statistiques de fréquentation en temps réel : personnes arrivées, nouveaux inscrits, taux de remplissage de la salle, etc. pour une arrivée fluide et contrôlée !
Le plus ? Attribuez des statuts et codes couleurs aux invités de votre choix (VIP, journalistes, staff…) pour être informé dès leur arrivée.
Dans le même esprit, l’application YouSit vous permet de gérer vos plans de table, de placer les participants de façon stratégique et de vérifier le taux de remplissage de chaque table. Idéale pour vos soirées de gala !
Enfin, l’outil YouShare favorise le networking entre participants et facilite les échanges avec l’organisation. Chaque invité dispose du programme, peut interagir en direct, partager tweets et photos, de recevoir des alertes… Intuitive et personnalisée, elle offre une expérience inédite à vos invités !
Après l’événement
Comme vous le savez, l’après événement est tout aussi important en termes de marketing que l’événement en lui-même. C’est un moment important pour capter les feed-back, revivre les temps forts et préparer l’avenir !
InvitYou vous permet d’envoyer une carte de remerciement et de rediriger les participants vers les photos/vidéos que vous aurez affiché sur votre site web.
Cette carte de remerciement peut également les inciter à répondre à une enquête de satisfaction afin de mesurer l’impact de votre manifestation et d’améliorer vos prochaines actions.
Aussi, n’hésitez pas à garder le contact et fidéliser les participants en envoyant des newsletters thématiques pour préparer la prochaine édition.
Pour finir, InvitYou vous fournit un reporting global basé sur les données collectées. Accédez à des statistiques détaillées directement sur votre espace d’administration, exportez les informations au format Excel, analysez chaque étape de votre événement.
