L’événementiel, un secteur en pleine mutation
Depuis 2020 et l’émergence de la pandémie de Covid-19, le secteur de l’événementiel a connu un grand bouleversement. Les événements en présentiel ont été sévèrement touchés par la fermeture des frontières, des lieux de réception et la mise en place de mesures de distanciation et de sécurité. Ce contexte a favorisé le déploiement d’événements à distance tout en permettant l’émergence de formats hybrides mêlant présentiel et distanciel. Retour sur les obstacles auxquels l’industrie s’est heurtée et sur les solutions qu’elle a développées pour les dépasser.
Le présentiel en adaptation constante
Les réglementations sanitaires mises en place durant la pandémie ont forcé le secteur événementiel à intégrer l’inconnu à sa feuille de route. Face à une situation inédite, les décisions gouvernementales se sont prises au fur et à mesure, entraînant une impossibilité pour les entreprises de se projeter. Entre fermeture totale de certains lieux et maintien d’événements en limitant la jauge des visiteurs, quelques vagues virales se sont écoulées, laissant le temps au secteur de repenser son offre.
Cela a notamment été possible par la mise en place d’une veille continue sur l’ensemble des réglementations sanitaires de chaque pays. Avec ces informations à jour, le secteur a pu s’organiser et prévoir des solutions alternatives en cas d’annulation, telles que des événements virtuels pour remplacer ceux qui devaient se tenir en présentiel.
Cette adaptation s’est accompagnée de nouveaux formats événementiels :
- L’émergence de micro événements à jauge limitée (15 personnes) a donné un goût d’exclusivité à l’événementiel.
- L’émergence d’événements mobiles tels que des road shows se déplaçant où se trouvent les participants.
Les événements en plein air ont aussi été plébiscités. Ils limitent la propagation de la Covid-19 tout en permettant aux participants de s’oxygéner. L’installation de chapiteaux et de barnums permet à ce type de format de se tenir en tenant compte des aléas météorologiques.
De plus en plus d’événements à distance
Si les événements à distance ne sont pas une totale nouveauté dans l’industrie événementielle, ils se sont largement répandus durant ces deux années. Cela a permis au format de faire face à ses faiblesses.
La première de toutes est le manque d’implication des participants lors d’événements réalisés sur des écrans interposés. L’énergie dégagée par un groupe en présentiel est, en effet, plus difficile à générer à distance. Pour réussir leurs événements en distanciel, les organisateurs ont donc dû apprendre à impliquer les participants pour créer du lien entre eux. Certaines activités s’y prêtent mieux que d’autres, telles que les quiz par équipe, les escape games ou encore les ateliers à distance.
Pour les événements tels que les webinaires, webcasts, séminaires ou conférences, les modérateurs ont réalisé devoir faire particulièrement attention à la distance les séparant des participants en soignant le rythme de leurs interventions : il faut prévoir des pauses dans les propos afin de laisser du temps aux échanges, tout en veillant à ce que ces derniers ne s’étendent pas trop. Le temps de concentration des participants est, en effet, moindre que durant une présentation en présentiel. La modération doit également veiller à gérer les échanges pour éviter les brouhahas engendrés par des interventions simultanées trop nombreuses.
La deuxième difficulté rencontrée lors de l’organisation d’événements à distance a été la prise en main des outils numériques par les participants. L’événementiel à distance est impossible sans le recours à la technologie, que l’on parle de plateformes interactives en ligne ou de simples visioconférences. Or, les utilisateurs n’ont pas les mêmes facilités face à l’installation d’un logiciel. Pour leur faciliter la tâche, quelques solutions ont émergé :
- Envoyer un guide détaillé et illustré sur les différentes étapes permettant d’installer le logiciel ou de se connecter à la plateforme en ligne de l’événement et d’y interagir.
- Fournir aux salariés des ordinateurs avec les logiciels nécessaires déjà installés.
Du côté des organisateurs, il s’est avéré crucial d’être performant sur le plan technique. Un débit internet médiocre risque de créer des coupures durant l’événement, des micros de moindre qualité peuvent rendre pénible de suivre une intervention. Faire appel à des entreprises spécialisées dans l’organisation d’événements à distance permet généralement d’éviter ces écueils.
Et si vous souhaitez une solution clé en main pour des webinaires réussis, rendez-vous sur notre plateforme InvitYou : c’est l’assurance d’un service tout-en-un fluide et sécurisé !
Les événements hybrides ont la cote
Offrant le meilleur des deux mondes, les événements hybrides se sont révélés être une bonne solution en période de restriction sanitaire. Le format permet à chacun de décider s’il souhaite être sur place ou participer à distance. Si le nombre de places en présentiel est limité, effectuer le choix des participants “in situ” par tirage au sort apporte un petit côté « VIP » qui peut motiver l’audience.
Selon la nature de l’événement, les organisateurs peuvent les relayer sur les plateformes appropriées (site de l’entreprise, réseaux sociaux) et, idéalement, rendre accessible un replay pour les personnes n’ayant pas pu participer.
Petit bémol de l’événement hybride : son coût peut être un peu plus élevé que pour les autres formats, car les dépenses de la partie présentielle (collations, activités, etc.) se cumulent à celles de la partie virtuelle (location de matériel audiovisuel, plateforme de diffusion, etc.).
La gestion simultanée des audiences “in site” et à distance demande également de bien choisir les activités de l’événement tout en veillant à garder les deux audiences stimulées. Dans le cas d’une conférence, il faut notamment mettre en place un système permettant aux participants à distance d’interagir sans interrompre le cours de l’événement – tels que des votes électroniques et des quiz virtuels ; créer une interaction équilibrée entre les deux audiences est la clé de la réussite de ce type d’événement mais aussi le garant de la cohésion du groupe y participant.
De tout temps, le secteur événementiel a été soumis à des aléas politiques, météorologiques et bien sûr, sanitaires. Mais ces deux dernières années ont bouleversé l’industrie durablement. À travers les adaptations que le secteur événementiel à entreprises, il a montré sa résilience : le présentiel a trouvé de nouveaux formats compatibles, le distanciel s’est suffisamment développé pour demeurer une alternative fiable en cas d’annulation et l’hybride prend son essor. Des changements continus qui promettent à l’industrie un futur optimiste.
